教你管理時間 別做「時間救火隊」!

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教你管理時間 別做「時間救火隊」!

時間是上天給予我們最公平的禮物,每人每天24小時,沒有人能享有特權獲得更多「時間」。因此,能好好運用這24小時的人,獲得成功的機會自然比其他人高。

要做好時間管理,令24小時更好用,方法看似簡單,卻難到不少人!其實綜合各式各樣的書籍和講座,時間管理有3大重點!

資料來源:

重點一:訂下優先次序

簡單來說,就是將重要的事先做。史提芬柯維在著作《與成功有約》(The Seven Habits of Highly Effective people)中,就將不同的事務以圖表分類(如上圖)。

我們的目標是放時間在第2格,即不緊急而重要的事情上,既可以完成重要的事,而又有足夠的時間完成,質素自然也會比一般人高。

甚麼是重要的事?答案是,有利實現目標的事情,如取得好成績是目標,那麼做功課便是重要的事情。
「臨時抱佛腳」是不少人的通病,總是將重要但不緊急的事情拖延至變成緊急才做,以致每天都在追趕「死線」(Deadline)。

假如把所有事情都集中在這緊急而重要的一格,你便成了「救火隊隊員」,永遠忙於收拾殘局,被限期弄得筋疲力竭。
重點二:訂立目標

懂得訂下目標的人會比漫無目標的人活得更開心,因為他們清楚自己想要甚麼。

此外,無論目標是長期或短期,有目標的人能更容易取得機會,達至成功,而一個好的目標應有以下3個元素:

1. 具體的

越具體的目標越有機會達到,然而訂立具體目標不是件容易的事,因為很多人「以為」所訂的目標已很具體,其實不然。假設你訂立的目標是學懂游泳,這就是一個未夠具體的目標,應多想一步,如每星期練習2次。

2. 正面、積極的

研究指出正面的目標是較容易達到,假如你希望除掉一些壞習慣,可嘗試將它轉化成建立一個好習慣。假設你的目標是減少看電視,應修訂成用那些時間來看書或做運動等。

3. 能實現的

避免訂立過份「宏大」目標,寧可將目標訂得現實一些。越能定下時間、地點、內容的目標便越有機會逹到。同樣以游泳目標為例,可由「每星期練習2 次」改為「逢星期三、六,5時至6時到泳池練習蛙泳2次。」
我們可以用「SMART」來總結訂立目標的條件:

重點三:對付「時間殺手」(Time Wasters)

Edward Young(Night Thoughts,1742)說:拖延是時間的盜賊!

每天都有很多「時間殺手」在我們生活中出現,如電話、信件、電郵、冗長的會議、自我拖延(不斷對自己說明天才做吧)、發白日夢、未完成一件事便開始做另一件事等。認清最影響你的時間殺手,立志消滅它!

另一方面,很多實用的方法都能提高效率,幫助我們在相同時間內完成更多事情,令工作事半功倍。以下是一些例子:

1. 找出一天最有效率的時段(Best time of the day),然後充份利用

2. 善用坐車,等候的零碎時間;這些時間加起來可以有數小時

3. 當正進行一件事情,而腦裡閃出另一件要做的事,先用紙記下,待完成第一件事後才開始。

最後,祝大家善用你的24小時,活出豐盛人生!
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